Un booking engine è il motore di prenotazione installato sul sito di un hotel, di una villa o di un appartamento di lusso: permette all’ospite di prenotare direttamente, senza passare da Booking.com o Airbnb, e alla struttura di trattenere l’intera tariffa. In Italia puoi anche proporlo a un prezzo migliore di quello delle piattaforme: la legge lo permette dal 2017. Ecco come funziona e quando conviene installarlo.
Cos’è un booking engine, esattamente?
È il sistema di prenotazione online collegato al sito della struttura. L’ospite sceglie le date, vede la disponibilità reale e paga, tutto senza uscire dal tuo sito. Un buon booking engine si sincronizza in tempo reale con il gestionale (PMS) e con il channel manager, quindi quando una camera o una villa si libera o si blocca, la disponibilità si aggiorna anche su Booking, Airbnb ed Expedia, senza doppi inserimenti e senza rischio di overbooking.
Per un hotel indipendente o una villa in affitto con servizi alberghieri, il booking engine è il punto in cui converge tutto il lavoro di revenue management: le tariffe decise giorno per giorno vengono mostrate agli ospiti che arrivano direttamente, non solo a chi passa da un’OTA.
Perché un hotel o una villa di lusso ne ha bisogno?
Tre motivi concreti.
- Margine. Ogni prenotazione diretta non passa dalla commissione dell’OTA. Il risparmio dipende dal contratto e dal canale, ma resta un dato: incassi di più sulla stessa tariffa.
- Dati sull’ospite. Con una prenotazione diretta hai nome, email e preferenze di chi soggiorna da te. Su Booking o Airbnb questi dati restano in gran parte nelle mani della piattaforma. Per una struttura che punta a ospiti che tornano, o che arrivano su segnalazione, è una differenza che conta.
- Controllo del posizionamento. Sul tuo sito racconti la villa o l’hotel come vuoi tu: foto, descrizione, servizi. Su un’OTA sei una scheda tra migliaia, con poco spazio per distinguerti.
Posso offrire un prezzo più basso sul mio sito rispetto a Booking.com?
Sì. In Italia le clausole di parità tariffaria, quelle con cui un’OTA impediva all’hotel di vendere a un prezzo migliore sul proprio sito, sono nulle dal 29 agosto 2017, per effetto del comma 166 dell’articolo 1 della legge 124/2017 (legge annuale per il mercato e la concorrenza). La nullità vale indipendentemente dalla legge che regola il contratto con la piattaforma: puoi quindi usare il booking engine anche per proporre un prezzo o condizioni migliori rispetto a quelle sulle OTA (Osborne Clarke, PMI.it).
Questo non significa smettere di usare le OTA: significa avere la libertà contrattuale di premiare chi prenota direttamente, per esempio con una colazione inclusa, una cancellazione più flessibile o un piccolo sconto. Se vuoi vedere come applicarlo senza scontentare i canali che ti portano comunque ospiti nuovi, ne abbiamo parlato anche a proposito delle tariffe sul sito rispetto a Booking.com.
Quanto costa un booking engine e quanto fa risparmiare rispetto alle OTA?
La maggior parte dei fornitori fa pagare un canone fisso mensile, oppure una piccola percentuale sulla prenotazione diretta: in ogni caso un costo prevedibile, diverso dalla commissione variabile delle piattaforme, che trattengono una quota su ogni prenotazione intermediata. Le cifre esatte cambiano da contratto a contratto: se vuoi un confronto con numeri reali sulle commissioni delle OTA, lo trovi nel nostro articolo su quanto costano le commissioni di Booking.com a un hotel.
Quello che conta, prima ancora del fornitore, è l’integrazione: un booking engine scollegato dal gestionale genera più lavoro manuale e più rischio di errore di quanto faccia risparmiare in commissioni.
| Canale | Chi porta l’ospite | Costo per la struttura | Dati sull’ospite |
|---|---|---|---|
| OTA (Booking, Airbnb, Expedia) | La piattaforma, con la sua visibilità | Commissione variabile per prenotazione | Gestiti in gran parte dalla piattaforma |
| Booking engine sul sito | Chi già ti conosce o ti ha trovato | Canone fisso o commissione minima | Della struttura |
Booking engine o solo OTA: come decidere per la tua struttura?
Non è una scelta tra l’uno o l’altro. Le OTA restano il canale con cui un hotel o una villa si fa trovare da chi non ti conosce ancora, soprattutto all’estero. Il booking engine serve a convertire in prenotazione diretta chi è già arrivato sul tuo sito, cerca il tuo nome su Google o ha soggiornato da te in passato. Decidere quanto peso dare a ciascun canale, e con quali tariffe, fa parte del revenue management della struttura: mix di canali, prezzo per segmento e periodo, regole di cancellazione.
Lo vediamo nelle strutture che seguiamo, dalle ville di pregio in Chianti agli hotel indipendenti: un booking engine ben integrato non sostituisce le OTA, le affianca, e sposta progressivamente marginalità verso la struttura.
Domande frequenti
Cos’è un booking engine per un hotel?
È il motore di prenotazione online installato sul sito dell’hotel o della villa. Mostra la disponibilità reale, gestisce le tariffe e incassa il pagamento, senza passare da un’OTA come Booking o Airbnb.
Un booking engine sostituisce le OTA?
No. Le OTA restano utili per farsi trovare da ospiti nuovi. Il booking engine serve a convertire in prenotazione diretta chi ti conosce già o ti ha trovato online, riducendo la quota di prenotazioni che passano da commissione.
Posso vendere a un prezzo più basso sul mio sito rispetto a Booking.com?
Sì. Dal 2017 la legge italiana (art. 1, comma 166, L. 124/2017) rende nulle le clausole di parità tariffaria: puoi offrire sul tuo sito prezzi o condizioni migliori di quelli presenti sulle OTA.
Un booking engine conviene anche a una villa con pochi appartamenti?
Conviene quando la struttura ha già un minimo di ospiti che tornano o arrivano per passaparola: in quel caso ogni prenotazione diretta è una commissione OTA risparmiata e un rapporto diretto con l’ospite in più.
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